Effiziente SIX SIGMA-Teams dank RACI-Matrix
Was braucht es zur konsequenten Prozessoptimierung mit SIX SIGMA in Unternehmen? Gute Teams. Und was brauchen gute Teams? Klar geregelte Strukturen. Ein bedeutendes Werkzeug, um Verantwortlichkeiten und Rollen klar zu definieren, ist die RACI-Matrix. Sie kommt in der SIX SIGMA-Methodik zum Einsatz, um Verantwortlichkeiten der an Projekten beteiligten Teams festzulegen – sodass jede Person weiß, was von ihr erwartet wird. So können Zusammenarbeit und Kommunikation im Team verbessert werden, was folglich zu besseren Ergebnissen und mehr Effizienz führt.
Die RACI-Matrix: Struktur und Definition
Wer macht was? Wer führt welche Aufgabe aus und wer trägt die Verantwortung? Wird das im Vorfeld nicht festgelegt, kann es zu Missverständnissen oder auch doppelten Ausführungen von Arbeiten kommen – was wenig zielführend ist. Die RACI-Matrix unterstützt dabei, Rollen klar zu definieren. RACI steht hierbei für:
- Responsible (verantwortlich): Diese Person(en) führen die Aufgabe tatsächlich aus.
- Accountable (rechenschaftspflichtig): Diese Person(en) tragen die Kosten- beziehungsweise Gesamtverantwortung.
- Consulted (konsultiert): Diese Person(en) müssen vor der Entscheidung um Rat oder Feedback gefragt werden.
- Informed (informiert): Diese Person(en) müssen stets über den Fortschritt und die Ergebnisse informiert werden, sind aber nicht aktiv an der Entscheidungsfindung oder Durchführung beteiligt.
Beispiel für eine Teamstruktur mittels RACI-Matrix:
Um die Umsätze im Onlineshop zu steigern, möchte ein Unternehmen die Shop-Struktur verbessern, um Interessenten den Bestellvorgang zu erleichtern. Hierfür entwickelt das zuständige Team aus Projektleiter, Teamleiter, Entwickler und Qualitätsmanager eine neue Seitenstruktur und ein neues Layout. Ein RACI-Modell für diese Aufgabe könnte wie folgt aussehen:
| Aufgabe/Prozessschritt | Projektmanager | Teamleiter | Entwickler | Qualitätsmanager |
|---|---|---|---|---|
| Anforderungsanalyse | A | R | C | I |
| Design | A | C | R | I |
| Implementierung | A | C | R | I |
| Testen | A | C | R | I |
| Freigabe | A | C | I | R |
Es wird deutlich, dass der Projektleiter in allen Prozessschritten die letztendliche Gesamtverantwortung trägt, während die Durchführung sowie der konsultierende Part je nach Aufgabe variieren kann. So weiß jeder Beteiligte, was er zum Gelingen der einzelnen Schritte beizutragen hat.
Welche Vorteile ergeben sich in SIX SIGMA-Projekten?
Mit der Integration der RACI-Matrix in SIX SIGMA-Projekte können sich Unternehmen verschiedene Vorteile in Hinblick auf die Qualitätsoptimierung und die Effizienz ihrer Teams sichern.
- Klarheit: Die RACI-Matrix verhindert Missverständnisse und sorgt für Klarheit über Verantwortlichkeiten, sodass Aufgaben nicht doppelt oder gar nicht erledigt werden.
- Effiziente Kommunikation: Durch die klare Zuordnung von Rollen wird die Kommunikation innerhalb des Teams verbessert.
- Keine Überlastung: Die RACI-Matrix hilft den Teams dabei, die Arbeitslast gerecht zu verteilen und eine Überlastung einzelner zu vermeiden.
- Nachvollziehbarkeit: Mit Verwendung der RACI-Matrix wird die Nachverfolgung von Aufgaben und Abläufen im Team erleichtert, sodass auch die Rechenschaftspflicht – zum Beispiel an das obere Management – erfüllt werden kann.
- Verbesserte Zusammenarbeit: Erfahrungen zeigen, dass SIX SIGMA-Teams besser und harmonischer zusammenarbeiten, wenn vor Projektbeginn klare Rollen mithilfe der RACI-Matrix zugewiesen wurden.
Auch in die verschiedenen Phasen des DMAIC-Prozesses lässt sich die RACI-Matrix integrieren, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten ihre Rollen kennen, verstehen und somit effektiv zusammenarbeiten können.
Möchten Sie mehr über die Anwendung der RACI-Matrix erfahren oder fragen Sie sich, wie diese Ihr eigenes SIX SIGMA-Projekt optimieren kann? Gerne berate ich Sie hierzu.
