Makigami: „Papierrolle“ für Transparenz und Effizienz bei administrativen Prozessen

Während in der Produktion häufig mit klassischen SIX SIGMA-Werkzeugen wie der Prozesslandkarte gearbeitet wird, stoßen diese Darstellungsformen in administrativen Bereichen oder Büroprozessen schnell an ihre Grenzen. Hier kann Makigami übernehmen: Ein bewährtes LEAN-Werkzeug, mit dem Verwaltungsprozesse übersichtlich dargestellt und analysiert werden können. SIX SIGMA-Teams finden mithilfe dieses Tools nicht-wertschöpfende Aktivitäten sowie Ursachen von Schnittstellen- und Kommunikationsproblemen.

Was bedeutet Makigami – und was kann das Werkzeug?

Der Begriff Makigami stammt aus dem Japanischen und bedeutet sinngemäß so viel wie „Papierrolle“ – genau so funktioniert das Tool auch in der Praxis. Prozessschritte werden auf einer langen Fläche, einer Art „Prozessrolle“, dargestellt. Dabei liegt der Fokus nicht nur auf den eigentlichen Tätigkeiten, sondern insbesondere auf Informationsflüssen, Schnittstellen sowie Kommunikationswegen.

Anders als klassische Prozessdarstellungen zeigt Makigami mehrere Dimensionen gleichzeitig:

• einzelne Prozessschritte
• beteiligte Personen/Abteilungen
• Durchlaufzeiten/Bearbeitungszeiten
• Informationsflüge
• Wartezeiten

So schaffen wir ein ganzheitliches Bild des Prozesses, das intuitiv verständlich ist und Schwachstellen transparent aufzeigt.

Makigami in SIX SIGMA-Projekten ergänzend für Verwaltungsprozesse

Bei administrativen Prozessen – zum Beispiel im Einkauf, in der Buchhaltung, im HR-Bereich oder im Kundenservice – kommt es häufig zu vielen Schnittstellen, hohem Kommunikationsaufwand, Intransparenz bei Verantwortlichkeiten und Medienbrüchen (Excel, ERP, E-Mails).

Eine klassische Prozesslandkarte zeigt zwar die grobe Struktur, bleibt aber oft zu abstrakt, um konkrete Verbesserungen abzuleiten. Hier entfaltet Makigami seine Stärke.

Im Sinne von LEAN werden durch Makigami typische Verschwendungen und ineffiziente Prozessschritte sichtbar – dazu zählen:

• unnötige Abstimmungen
• lange Liegezeiten
• doppelte Dateneingaben
• unklare Verantwortlichkeiten

Auch, wenn Makigami heute traditionell unter LEAN und nicht unter SIX SIGMA eingeordnet ist, sollte das Werkzeug in administrativen Prozessen im Rahmen eines SIX SIGMA-Projekts hinzugezogen werden. Gerade bei Verwaltungsprozessen, die physisch nicht „greifbar“ sind, schafft es Transparenz – einen wichtigen Erfolgsfaktor.

SIX SIGMA und LEAN: ideale Kombination bei Büro-/Verwaltungsprozessen

SIX SIGMA und LEAN stehen nicht in Widerspruch zueinander – sondern ergänzen sich in vielen Projekten optimal. Während LEAN auf die Eliminierung von Verschwendung und die Beschleunigung von Prozessen abzielt, bringt SIX SIGMA die notwendige Datenorientierung und statistische Tiefe ein.

Ein typischer Ansatz in der Praxis in Bezug auf administrative Prozesse könnte so aussehen:

1. Makigami-Analyse zur Visualisierung des Ist-Prozesses und zur Identifikation von Schwachstellen.

2. Datenbasierte Analyse durch SIX SIGMA-Tools wie die statistische Prozessanalyse (SPC), oder strukturierte Ursachenanalysen wie Ishikawa.

3. Verbesserungsmaßnahmen durch Kombination aus Prozessvereinfachung und Qualitätsverbesserung.

Prozesse können so nicht nur schneller, sondern auch stabiler und weniger fehleranfällig gestaltet werden. Makigami zeigt sich somit als ideales Werkzeug, um administrative Prozesse sichtbar und beherrschbar zu machen. In Kombination mit SIX SIGMA entsteht so ein leistungsstarker Ansatz. Unternehmen, die Büro- und Verwaltungsprozesse systematisch optimieren möchten, kommen an Makigami also nicht vorbei. Gerne berate ich Sie hierzu.

Bildquelle: Bild von jannoon028 auf Magnific