Von Inputs zu Outputs: SIPOC als zentrales SIX SIGMA-Tool

Wer ein erfolgreiches Unternehmen führen möchte, ist auf Effizienz und Qualität in allen Prozessen angewiesen. Strukturierte Methoden der Prozessoptimierung, wie SIX SIGMA sie ermöglicht, sind unverzichtbar geworden. Mit dem SIPOC-Modell machen Sie sich ein Verfahren zunutze, das ursprünglich in der Fertigungsindustrie zu Hause war, aber sich inzwischen als vielfältiges Werkzeug in vielen Branchen etabliert hat.

Wozu dient das SIPOC-Modell?

Das Akronym SIPOC steht für Suppliers (Lieferanten), Inputs (Einsatz), Process (Prozess), Outputs (Ergebnisse) und Customers (Kunden). Das Werkzeug widmet sich der Erfassung, Analyse und Darstellung bestimmter Geschäftsprozesse. Im Mittelpunkt steht dabei nicht die genaue Beschreibung jeder einzelnen Aktivität, sondern die übersichtliche Darstellung des Gesamtprozesses. Verschiedene Schnittstellen können so identifiziert und Auswirkungen auf vor- sowie nachgelagerte Prozesse sichtbar gemacht werden.

Prozessverständnis auf einen Blick: SIPOC in der SIX SIGMA-Methodik

Warum ist es sinnvoll, eine SIPOC-Analyse durchzuführen? Zum einen ist sie hilfreich, um den Ist-Zustand eines Prozesses übersichtlich zu visualisieren und mit dem Soll-Zustand zu vergleichen, um gezielte Maßnahmen zur Optimierung zu ergreifen. Zum anderen ist das Modell so aufgebaut, dass die Diagramme von allen Beteiligten eines SIX SIGMA-Projekts leicht verstanden und nachvollzogen werden können. So kann das gesamte Team ein gemeinsames Verständnis der Abläufe entwickeln und auf dieser Basis einen Rahmen zur Verbesserung der Prozesse erstellen und so das Projekt voranbringen.

Ablauf der SIPOC-Analyse:

Im Laufe vieler Jahre der Anwendungen der SIPOC-Analyse hat sich herausgestellt, dass eine bestimmte Reihenfolge zur Nennung der Schnittstellen am sinnvollsten ist: P, C, O, I, S. Die logische Reihenfolge bleibt selbstverständlich mit S, I, P, O, C bestehen.

1. Definition des Prozesses (Process): Der Prozess selbst wird in wenigen klaren, nachvollziehbaren Schritten beschrieben, um seine Funktionsweise zu verdeutlichen. Dabei verzichtet man auf die Detailtiefe des Prozesses.
2. Identifikation der Kunden (Customer): Von zentraler Bedeutung ist die Bestimmung der internen oder externen Kunden, welche die Ergebnisse des Prozesses nutzen oder davon profitieren.
3. Analyse der Ergebnisse (Output): Welche konkreten Ergebnisse bringt der Prozess oder das Produkt hervor?
4. Bestimmung der Eingaben (Input): Welche Eingaben oder Ressourcen von den Lieferanten fließen in den Prozess mit ein?
5. Identifikation der Lieferanten (Supplier): Zum Schluss werden die internen oder externen Lieferanten ermittelt, welche die benötigten Ressourcen und Informationen bereitstellen.

Hinweise aus der Praxis für die Praxis:

• Führen Sie als Projektleiter eine SIPOC-Analyse im Team mit Vertretern der Lieferantenseite und der Kundenseite durch, um die Anforderungen der Kunden erfassen zu können.
• Vermeiden Sie bei der Prozess-Beschreibung eine Detailtiefe. Diese wird in dem nachfolgenden Werkzeug, der Prozess-Landkarte, geeigneter erfasst.
• Listen Sie im SIPOC auf, wie die Output- und die Input-Parameter quantitativ gemessen werden können.
• Der Kunde kann der Endkunde sein, aber auch der interne Kunde, der das Ergebnis empfängt.

Im Übrigen zeitigt SIPOC manchmal unerwartete Ergebnisse. Denn durch die Feststellung der einzelnen Parameter kann der Blick mitunter erst auf suboptimale Gegebenheiten fallen.

Ein flexibles Werkzeug für SIX SIGMA-Projekte verschiedener Branchen

Aufgrund seiner einfachen und vielfältigen Anwendung wird das SIPOC-Modell in unterschiedlichen Branchen und in Zusammenhang mit SIX SIGMA-Optimierungsprojekten angewendet:

• Fertigungsindustrie: Hier wird SIPOC verwendet, um Produktionsprozesse zu optimieren, die Produktqualität zu verbessern und Verschwendung zu minimieren. Automobilhersteller nutzen es beispielsweise, um den Fluss von Teilen durch die Montagekette effizienter zu gestalten.
• Gesundheitswesen: Krankenhäuser setzen SIPOC ein, um den Informationsfluss zwischen Abteilungen zu koordinieren und die Wartezeit für Patienten zu verkürzen.
• Finanzdienstleistungen: Banken und Versicherungen nutzen das SIPOC-Modell, um Backoffice-Prozesse wie die Bearbeitung von Kreditanträgen zu optimieren und so die Geschwindigkeit und Genauigkeit der Servicebereitstellung zu erhöhen.

Mit dem SIPOC-Modell als wertvolles Werkzeug aus dem SIX SIGMA-Baukasten können Prozesse besonders in größeren Teams leicht aufbereitet und analysiert werden. Dies ermöglicht eine strukturierte Herangehensweise an Prozessoptimierungen und Qualitätsverbesserungen – um schlussendlich Kundenanforderungen optimal zu entsprechen. Bei Fragen hierzu helfe ich Ihnen gerne weiter.