Projekt-Steckbrief: die Visitenkarte des SIX SIGMA-Projekts

Bevor ein SIX SIGMA-Projekt beginnt, braucht es Orientierung – für alle Beteiligten. Hier kommt der Projekt-Steckbrief ins Spiel: Er fungiert als eine Art Navigationssystem für das Projekt und dient als formale Grundlage vor dem Projektstart. Er sorgt für Klarheit in Bezug auf Ziele, Umfang, Nutzen sowie auch Verantwortlichkeiten. Teure Irrwege lassen sich mit einem gut strukturierten Projekt-Steckbrief vermeiden.

Anders als SIPOC und die Prozess-Landkarte, die in den nächsten Blogbeiträgen näher betrachtet werden, entsteht der Projekt-Steckbrief bereits vor Beginn des Projekts.

Der SIX SIGMA-Projekt-Steckbrief im Detail

Wann wird er erstellt?

Der Steckbrief wird vor dem Start eines SIX SIGMA-Projekts erstellt, in der Define-Phase des DMAIC-Zyklus‘ – also noch bevor das Projekt freigegeben wird. Die Inhalte sollen vor dem Kick-off-Meeting besprochen werden. Gleichzeitig ist er ein lebendes Dokument, das nach Freigabe und während des laufenden Projekts nach jeder Phase aktualisiert wird.

Was sind die Ziele des Projekt-Steckbriefs?

• Er soll das Projekt klar definieren.
• Er stellt Ausgangssituation und Problem deutlich dar.
• Er benennt Projektziele präzise (in Prozentzahlen).
• Er fokussiert sich auf den zu optimierenden Prozess.
• Er nennt Beteiligte und deren Rollen.
• Er dient zur formalen Bestätigung des Projekts durch den Auftraggeber.

Welche Angaben beinhaltet der Projekt-Steckbrief?

• Unternehmensbeschreibung: Um welches Unternehmen handelt es sich, in welchem Marktumfeld bewegt es sich und welche nennenswerten Informationen gibt es?
• Problem – Ist-Zustand: Wie stellt sich das Problem dar, welche Hintergründe gibt es und wie bedeutsam und dringlich ist es? Welche Folgen zieht es nach sich – finanzielle Verluste, Reklamationen, Image-Schaden?
• Konsequenzen: Was passiert – welche Verluste macht die Firma – wenn das Projekt scheitert oder nicht durchgeführt wird?
• Projektziele – Soll-Zustand: Inwiefern soll sich die Situation bessern? Welche messbaren und auch nicht quantifizierbaren Ziele sollen durch das SIX SIGMA-Projekt erreicht werden?

Wie werden Probleme und Ziele formuliert?

Sowohl bestehende Probleme als auch Projektziele sollten im Projekt-Steckbrief klar und im besten Fall messbar sein. Hierfür bietet sich die SMART-Regel an:

• Spezifisch: Fehler konkret benennen und Auswirkungen darstellen
• Messbar: Problem und Ziele quantifizieren – Schätzungen sind zulässig
• Akzeptiert: Gemeinsames Verständnis im Team sicherstellen
• Realistisch: Definierte Ziele sind im Zeitraum X erreichbar
• Terminiert: Meilensteine und Endtermin des SIX SIGMA-Projekts festlegen

Dabei ist eine sachliche Formulierung, frei von Schuldzuweisungen wichtig – ebenso sollten Ziele ohne mögliche Lösungsvorgaben definiert werden. Auch Ziele, deren Lösungsweg eigentlich bereits bekannt ist, haben im Projekt-Steckbrief nichts verloren.

Negativ- und Positiv-Beispiel für eine Problemformulierung:

• „Die Geschäfte erwirtschaften zu wenig Gewinn“ – zu allgemein, nicht messbar, nicht „SMART“.
• „Der Aufwand für die Nacharbeit bei der Rechnungslegung innerhalb des Werkes Süd liegt seit 1 Jahr bei > 20 %. Die Folgen: niedrige Kundenzufriedenheit, erhöhte Betriebskosten, entgangene Einnahmen“ – Umfang klar definiert, Prozess wird benannt, Schaden durch das Problem wird begründet.

Was gehört zum Projektrahmen – und was nicht?

Der Projektrahmen grenzt das Projekt ein und sorgt für ein einheitliches Verständnis im Team. Er beantwortet hauptsächlich zwei zentrale Fragen:

• Was gehört zum Projekt? – IN-SCOPE
• Was gehört nicht zum Projekt? – OUT-SCOPE

So werden projektfremde Themen vermieden und es kann ein klarer Fokus gesetzt werden. Möglich ist dies als Visualisierung in Form eines Bilderrahmens, wobei IN-SCOPE im Rahmen, OUT-SCOPE außerhalb und unklare Themen auf dem Rahmen stehen. Zum Ende der Define-Phase müssen jedoch alle Punkte zugeordnet sein.

Welchen Nutzen/Mehrwert bietet das SIX SIGMA-Projekt?

Die Nutzenrechnung im Projekt-Steckbrief zeigt, warum sich das Projekt für den Auftraggeber lohnt. Dabei wird zwischen monetärem und nicht-monetärem Nutzen unterschieden:

Monetär:

• Differenz zwischen Ist- und Soll-Leistung
• Kalkulation des finanziellen Nutzens, auch in Zusammenarbeit mit Controlling
• typische Treiber: Ausschuss, Material- und Energiekosten, Qualität, Durchlaufzeiten

Nicht-monetär:

• Strategie-Vorteile wie Innovationen, Sicherheitsoptimierungen oder Umweltschutz
• stärkere Mitarbeiter- und Kundenbindung

Projekt-Steckbrief: klare Übersicht vor dem SIX SIGMA-Projektstart

Der Projekt-Steckbrief ist die Visitenkarte des SIX SIGMA-Projekts – transparent, klar, nachvollziehbar. Mit ihm sichern sich Projektbeteiligte die Freigabe durch das Management und folgen gemeinsam einer einheitlichen Basis für alle weiteren Schritte. Ohne Steckbrief keine Orientierung – darum ist er ein Muss, um im „Prozess-Dschungel“ den Überblick zu behalten. Bei Fragen zum Thema bin ich gerne für Sie da.

Bildquelle: freepik