SIPOC: Der „Management-taugliche“ Blick auf Prozesse

Im letzten Blogbeitrag stand der Projekt-Steckbrief als erste Orientierung für ein kommendes SIX SIGMA-Projekt im Fokus. Während der Steckbrief Zweck, Ziele, Umfang und Nutzen – also die „Was“- und „Warum“-Fragen – thematisiert, geht es im nächsten Schritt um das „Wie“: Mit SIPOC, einem der wichtigsten Werkzeuge im Rahmen einer SIX SIGMA-Prozessoptimierung, betrachten wir den Prozess aus der Helikopterperspektive, ohne uns zu sehr in Details zu verlieren.

Wozu dient SIPOC?

Die Abkürzung steht für:

• Suppliers – Lieferanten
• Inputs – Eingaben
• Process – Prozessschritte
• Outputs – Ergebnisse
• Customers – Kunden

Während der Projekt-Steckbrief also vor allem die Projektrahmenbedingungen definiert, beschreibt SIPOC den relevanten Geschäftsprozess, der innerhalb des SIX SIGMA-Projekts verbessert werden soll. Man könnte auch sagen: Der Steckbrief ist so etwas wie ein Projekt-Pitch, während SIPOC das Storyboard darstellt.

Welche Rolle nimmt SIPOC in der DEFINE-Phase des SIX SIGMA-Projekts ein?

In der DEFINE-Phase des DMAIC-Zyklus erfüllt SIPOC als Werkzeug mehrere Schlüsselfunktionen. Es schafft Klarheit über den Prozessumfang und hält fest, wo er beginnt, wo er endet und welche Hauptschritte er enthält. Was banal klingen mag, führt in Workshops und Besprechungen tatsächlich häufig zu lebhaften Diskussionen, was die Wichtigkeit von SIPOC unterstreicht.

SIPOC macht zudem Kunden und Lieferanten sichtbar. Wer ist am Prozess beteiligt, welche Abteilung liefert Inputs, welche externen Partner spielen eine Rolle und welche Kunden werden beliefert?

SIPOC als Kommunikationsmedium für das Management

Große Ziele und wenig Zeit: Das Management eines Unternehmens steht ständig unter Strom. SIPOC stellt das ideale Medium dar, um als Projektübersicht in einem Meeting in wenigen Minuten Klarheit zu verschaffen. Es ist präzise genug, um Entscheidungen zu treffen und gleichzeitig nicht zu detailverliebt. Statt seitenlangen Prozessbeschreibungen klärt SIPOC die wesentlichen Fragen:

• Ist der gewählte Prozess wirklich der richtige Fokus für das Projekt?
• Sind alle wesentlichen Stakeholder berücksichtigt?
• Passen die geplanten Projektziele zu den kritischen Outputs für den Kunden?

SIPOC: ein Bild, das alle teilen

SIPOC dient für alle Projektbeteiligten als gemeinsame Referenz und liefert Erkenntnisse, aus denen sich in den Folgephasen gezielt Messgrößen und Pläne zur Datensammlung ableiten lassen. Somit stellt SIPOC als SIX SIGMA-Werkzeug eine Brücke zwischen strategischer Projektdefinition (Projekt-Steckbrief) und Detailarbeit (Prozess-Landkarte, die in der MESAURE-Phase entsteht) dar.

Dabei ist es wichtig, SIPOC stets als Arbeitsinstrument und nicht als Kunstwerk zu betrachten. Teams sollten versuchen, sich auf fünf bis sieben wesentliche Prozessschritte zu einigen. Der Versuch, jede einzelne Entscheidung und jede Ausnahme abzubilden, verfehlt den Zweck. SIPOC punktet durch Reduktion: alles Wesentliche auf einen Blick.

Ein Beispiel aus der Praxis

Bei der Durchführung eines SIPOC zu Beginn einer Prozessoptimierung bei einem Kunden kam der Kunde zu dem Ergebnis, dass es zu einer strategischen Ware nur einen Lieferanten gab, der in Japan lokalisiert ist. Für das Management war sofort klar, dass es mindestens einen Zweitlieferanten geben musste. Lesson learned: Erst durch das relativ simple Dokument SIPOC fiel auf, dass eine strategische Einkaufslücke bestand!

Im nächsten Blogbeitrag werden wir als nächste Ebene der Prozessoptimierung mit SIX SIGMA die Prozess-Landkarte näher betrachten. Haben Sie Fragen zum Thema? Kontaktieren Sie mich gerne.

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