Prozessoptimierung: Was ist das überhaupt?

Wenn Sie in Erfahrung bringen möchten, worum es sich bei SIX SIGMA handelt, werden Sie höchstwahrscheinlich fast immer den Begriff „Prozessoptimierung“ lesen. Kein Wunder, denn schließlich ist SIX SIGMA nichts anderes als ein Tool der Prozessoptimierung. Doch was genau meint dieser Begriff eigentlich? Bei einer genaueren Analyse zeigt sich, dass Prozessoptimierung häufig gleichgesetzt wird mit Prozessverbesserung. Es wird ebenso deutlich, warum der SIX SIGMA-Methode eine Philosophie mit besonders hohem Anspruch zugrunde liegt, für welche die Zuordnung zur Prozessoptimierung – anders als bei vielen anderen Methodiken – voll gerechtfertigt ist.

Prozessoptimierung = Prozess + Optimierung

Um der genauen Bedeutung von Prozessoptimierung auf den Grund zu gehen, bietet es sich an, den Begriff zunächst einmal auseinandernehmen. Durch die Wortbestandteile wird klar: Prozessoptimierung ist die Optimierung von Prozessen. So weit, so klar – oder? Soll man nun sowohl „Prozess“ als auch „Optimierung“ näher erläutern, geraten viele womöglich ins Stolpern. Und nicht zu Unrecht:

Prozess

Wie würden Sie beschreiben, was ein Prozess ist? Ein Prozess kann so vielfältig und verschiedenartig sein, dass eine Definition ohne längeres Nachdenken sicherlich schwerfällt. Unter einem Prozess versteht man eine geordnete Abfolge von Aktivitäten. Sie werden durch ein bestimmtes Ereignis ausgelöst und führen zu einem Ergebnis. Bei diesem Ergebnis kann es sich sowohl um ein Produkt als auch um eine Handlung oder Zustandsveränderung handeln.

Betrachtet man beispielsweise den eigenen Alltag, besteht dieser aus einer Reihe von Prozessen: Zähne putzen (Ergebnis: saubere Zähne), Kuchen backen (Ergebnis: der Kuchen), oder einkaufen (Ergebnis: Versorgung mit Lebensmitteln). Meistens lässt sich ein Prozess in verschiedene Teilschritte bzw. Teilprozesse untergliedern.

Optimierung

Ein Blick in den Duden fällt hier sehr ernüchternd aus: Optimierung wird dort definiert als „das Optimieren, das Optimiertwerden“. Hinter dieser Begrifflichkeit steckt aber das Bestreben danach, ein höchstes erreichbares Maß zu erreichen, einen Schwellenwert quasi, der mit den zur Verfügung stehenden Mitteln nicht weiter überschritten werden kann.

Prozessoptimierung

Fügt man diese beiden Begriffserläuterungen nun zusammen, geht es bei der Prozessoptimierung um das Erreichen eines höchstmöglichen Maßes bei einer Abfolge von Aktivitäten und deren Ergebnissen. Hierin steckt ein Detail, welches bei der undurchdachten Verwendung des Terminus „Prozessoptimierung“ häufig missachtet wird: Denn Prozessoptimierung wird sehr oft gleichgesetzt mit der Verbesserung von Prozessen. Dies ist streng genommen nicht inkorrekt, wird dem Begriff in seiner Gänze allerdings nicht gerecht. Eine reine Verbesserung tritt bereits dann ein, wenn etwas minimal besser, also näher am Optimum ist als zuvor. Die Prozessoptimierung soll aber eben dieses Optimum erreichen, es nicht nur annähern. Genau hier setzt die Philosophie des SIX SIGMA an, denn bei dieser speziellen Methode der Prozessoptimierung geht es explizit genau darum: Das Optimum, das maximal Mögliche zu erreichen. SIX SIGMA unterscheidet sich dahingehend von einigen anderen Methodiken.

Warum man für die Prozessoptimierung mit SIX SIGMA speziell ausgebildete Experten braucht

Um bei bestimmten Prozessen, sei es in der Industrie (z. B. in Produktion oder Verarbeitung), im Bereich Medizin (z. B. in Krankenhäusern oder der Pharmabranche) oder auch im Verwaltungswesen, ein Optimum zu erreichen, muss an ihnen gearbeitet werden. Das Arbeiten an Prozessen unterscheidet sich im Wesentlichen davon, in den Prozessen zu arbeiten. Mitarbeiter, die an der Ausführung der Prozesse beteiligt sind, arbeiten innerhalb der Prozessketten, doch um effektiv an den Prozessen zu arbeiten, braucht es eine neutrale Sicht von außen. Häufig eröffnet nur sie den Blick für Schwachstellen und Verbesserungspotenzial. SIX SIGMA Belt-Träger entwickeln in speziellen SIX SIGMA-Schulungen einen solchen Blick sowie die relevanten statistischen Methoden, um Störfaktoren und Fehlerquellen zu identifizieren und sie mit mathematischen Mitteln effektiv zu beseitigen.

Prozessoptimierung führt im Idealfall auch zur Unternehmensoptimierung. Eine Investition von Zeit und Ressourcen in SIX SIGMA-Projekte dürfte daher für jeden Betrieb von großem Interesse sein.