Root Cause-Analyse: Die fünf Warums
Im Zuge der Prozessoptimierung geht es allen voran darum, Fehler innerhalb eines (Produktions-)Prozesses zu beheben, um diesen so effizienter und schlussendlich gewinnbringender zu gestalten. Bevor ein Fehler beseitigt werden kann, muss er zunächst identifiziert werden. Dies wiederum ist in den seltensten Fällen so leicht, wie es vielleicht den Anschein hat. Tatsächlich kann sich die Fehlersuche als überaus komplex erweisen. Noch schwieriger als die Identifikation eines Fehlers ist allerdings die Suche nach dessen Ursache. Doch genau da muss angesetzt werden, um fehlerhafte Prozessvorgänge langfristig zu eliminieren. Die Root Cause-Analyse ist ein Mittel, das im SIX SIGMA zur Ursachensuche eingesetzt wird.
Zugrundeliegende Probleme lösen, statt oberflächlich auftauchende Fehler wieder und wieder zu beheben
Die Ursachenanalyse (Root Cause Analysis) ist eine elementare Komponente des DMAIC-Zyklus. Das „Tool“ basiert auf einer Reihe von Warum-Fragen, die so lange gestellt werden, bis das ursächliche Problem, welches Fehler entstehen lässt, erkannt ist.
Wenn ein Prozess nicht 100-prozentig zufriedenstellend (also nicht optimal) abläuft, dann steckt dahinter meist eine Ursache-Wirkung-Kette. Eine Serie an Fragen nach dem Grund („Warum?“) für einen Defekt soll schließlich zu einer Aussage führen, auf deren Grundlage ein SIX SIGMA-Projektteam Maßnahmen ergreifen kann. Es hat sich dabei herausgestellt, dass in den meisten Fällen mindestens fünf Warum-Fragen notwendig sind, bis die Hauptursache (der Root Cause) gefunden ist.
Die fünf Warums im Alltagsbeispiel
In folgender exemplarischer Situation aus dem Alltag kann die zugrundeliegende Ursache eines Problems anhand von fünf Warum-Fragen eruiert werden:
Situation: Sandras Mann bringt ihr jeden Morgen eine frische Tasse Kaffee. Sandra trinkt ihren Kaffee am allerliebsten mit Milch. Heute Morgen schmeckt ihr der Kaffee nicht so gut.
Warum 1: Warum schmeckt der Kaffee nicht? – Weil keine Milch darin ist.
Warum 2: Warum ist keine Milch darin? – Weil es im Haus keine Milch mehr gibt.
Warum 3: Warum gibt es keine Milch mehr? – Weil keine neue Packung eingekauft wurde.
Warum 4: Warum wurde keine neue Milch eingekauft? – Weil Sandra im Supermarkt nicht daran gedacht hat.
Warum 5: Warum hat Sandra im Supermarkt nicht an frische Milch gedacht? – Weil Milch nicht auf dem Einkaufszettel stand.
Root Cause: Es wurde nicht auf dem Einkaufszettel vermerkt, dass neue Milch nachgekauft werden muss. Daher ist dies auch nicht geschehen, und Sandra trinkt einen für sie nicht ganz so schmackhaften schwarzen Kaffee.
Lösung: In Zukunft wird bei wenig Restmilch eine neue Packung sofort auf dem Einkaufszettel notiert.
Indem sich an diese Maßnahme künftig konsequent gehalten und fehlende Milch unmittelbar auf die Einkaufsliste gesetzt wird, kann verhindert werden, dass die Milch ausgeht und der Kaffee Sandra nicht optimal schmeckt.
Die fünf Warums bei Verbesserungsprojekten mit SIX SIGMA
Bei konkreten Optimierungsmaßnahmen im Rahmen eines SIX SIGMA-Projektes können Probleme entstehen. Selbstverständlich müssen diese im Sinne der Zielsetzung (optimierte Prozesse) eliminiert werden. Auch hier können die fünf Warums ansetzen:
Situation: Eine Verbesserungsmaßnahme benötigt mehr Zeit als ursprünglich geplant. Dadurch werden potenzielle Umsätze bzw. Ertragssteigerungen verpasst.
Warum 1: Warum dauert die Maßnahme so lange? – Weil die konkreten Handlungen nicht wie geplant umgesetzt werden.
Warum 2: Warum werden die Handlungen nicht wie geplant umgesetzt? – Weil die einzelnen Teammitglieder ihre Aufgaben nicht rechtzeitig erhalten, weshalb sie auch nicht pünktlich ausgeführt werden können.
Warum 3: Warum erhalten die einzelnen Teammitglieder ihre Aufgaben nicht rechtzeitig? – Weil die Festlegung auf Details mehr Zeit in Anspruch nimmt als erwartet.
Warum 4: Warum nimmt die Festlegung auf Details mehr Zeit in Anspruch als erwartet? – Weil die Projektleiter sich nicht schnell genug darauf verständigen können, was genau getan werden soll.
Warum 5: Warum können sich die Projektleiter nicht schnell genug darauf verständigen, was genau getan werden soll? – Weil sie sich aufgrund des hohen Arbeitspensums und zu wenig verfügbarer Zeit nicht regelmäßig treffen können.
Root Cause: Die Hauptursache für das schlechte Zeitmanagement liegt in diesem Fall offenbar in einer unzureichenden Organisation und Kommunikation des Projektteams.
Lösung: Projektleiter müssen das Verbesserungsprojekt zur Priorität machen, und ein Fokus muss auf regelmäßige Meetings und bessere Kommunikation gesetzt werden.
Kontinuierlich nach dem „Warum“ fragen und am Ziel anlangen
Manchmal sind auch mehr als fünf Fragen nötig, bis man an dem zugrundeliegenden Problem, der Wurzelursache, angelangt ist. Allerdings muss auch das Fragestellen an sich gelernt sein: Nur, wenn man die richtigen Fragen stellt, erhält man auch die richtige Antwort, mit der sich ein bestehendes Problem nachhaltig beheben lässt.
