So bereiten Sie Ihr Unternehmen optimal auf SIX SIGMA-Projekte vor

Die SIX SIGMA-Methodik der Prozessoptimierung bringt einem Unternehmen bei erfolgreicher Umsetzung zahlreiche Vorteile. Eine deutliche Senkung von Kosten und damit markante Gewinnsteigerungen, bessere Produkte und effizientere Arbeitsweisen sind nur einige potenzielle Nutzen dieser Methode des Qualitätsmanagements. Als aufmerksamer Leser sind Ihnen jedoch folgende Worte im ersten Satz nicht entgangen: „bei erfolgreicher Umsetzung“ – und die ist neben der Ausbildung und Kompetenz der SIX SIGMA-Projektmanager auch von der ausführlichen Einstimmung des Betriebs auf das anstehende Projekt abhängig. Es bedarf also einer gründlichen Vorbereitungsphase auf allen Ebenen des Unternehmens.

Überzeugung der Unternehmensleitung, Auswahl und Schulung der Champions und Gürtel-Träger

Selbstredend gilt als absolute Grundvoraussetzung für die Implementierung von SIX SIGMA-Initiativen die Absegnung durch die Unternehmensspitze. Die Führungsreihe muss voll hinter dem Projekt stehen und uneingeschränkte Unterstützung zusagen. Um eine kontinuierliche Kommunikation und Verbindung zwischen dem SIX SIGMA-Team und der Unternehmensleitung zu gewährleisten, sollte aus der Führungsetage ein Champion ausgewählt werden, der sich persönlich besonders intensiv mit dem SIX SIGMA-Projekt betraut und als zentraler Ansprechpartner und Mittelsmann agiert.

Nach der SIX SIGMA-Projektauswahl müssen im nächsten Schritt geeignete Kandidaten zur Umsetzung des SIX SIGMA-Projektes bestimmt werden. Die entsprechende Ausbildung zum Yellow, Green oder Black Belt ist mit Kosten und Aufwand für das Unternehmen verbunden. Hierdurch wird einmal mehr deutlich, wie wichtig es ist, dass die Unternehmensführung das SIX SIGMA-Projekt vorbehaltlos unterstützt und selbst in vollem Umfang davon überzeugt ist. Für die SIX SIGMA-Schulungen müssen finanzielle Ressourcen freigegeben und die jeweiligen Mitarbeiter gegebenenfalls auch für die Zeit der Schulung von ihren üblichen Aufgaben freigestellt werden.

Involvieren Sie die gesamte Belegschaft

Informieren Sie unbedingt alle Betriebsmitglieder und Angestellten über die bevorstehende SIX SIGMA-Initiative. Eine wichtige Rolle kommt hierbei wiederum dem SIX SIGMA-Champion zu, denn er fungiert als Bindeglied zwischen Projektleitung und dem Unternehmen. Nur wenn unternehmensübergreifend ein Grundverständnis für die SIX SIGMA-Philosophie und deren Relevanz für den Unternehmenserfolg besteht, kann ein SIX SIGMA-Projekt barrierefrei realisiert werden. Zudem steigert ein umfassendes Verständnis die Bereitschaft und Motivation der Belegschaft zur aktiven Mitarbeit.

Vorbereitung im Detail: Gründliche Prozessdokumentation

Die folgenden Aspekte zur Vorbereitung von SIX SIGMA-Projekten beziehen sich auf Schritte, die unmittelbar vor Projektbeginn getroffen werden sollten, um die Durchführung so reibungslos wie möglich zu gestalten.

SIX SIGMA ist eine bewährte Methode zur Prozessoptimierung. Doch damit Prozesse optimiert werden können, muss auch in vollem Umfang klar sein, welche Prozesse es in einem Unternehmen überhaupt gibt. Deshalb ist hier also eine minutiöse Dokumentation gefragt.

Dazu sollten sämtliche Prozesse genau protokolliert werden. In den meisten Fällen ist dies bereits etablierte Routine. Es geht hier allerdings wirklich um jegliche Arbeitsschritte: Nur, wenn jeder einzelne Vorgang im Unternehmen bis ins kleinste Detail erfasst ist, werden mögliche Schwachstellen oder Punkte mit Verbesserungspotenzial ersichtlich. Gleichzeitig ergeben sich durch eine genaue Dokumentation Stellschrauben, an denen bei Bedarf im Rahmen der Prozessoptimierung mit SIX SIGMA gedreht werden kann.

Selbstverständlich gibt es unter allen Prozessen solche, die von großer Wichtigkeit sind, auf der anderen Seite aber auch nebensächlichere Prozesse. Für die geplante Prozessoptimierung spielt die Priorisierung der Prozesse eine Rolle. Deshalb empfiehlt es sich, eine Art Hierarchie aufzustellen, die sich an dem Gewicht der Prozesse für den Unternehmenserfolg orientiert. Von hoher Bedeutung sind etwa Prozesse, die oft angewendet werden und die den größten bzw. meisten Output generieren. Die am höchsten angesiedelten Prozesse sind in der Regel auch solche, die bei entsprechenden Verbesserungsmaßnahmen am stärksten zu einer Leistungsoptimierung und Gewinnsteigerung beitragen können.

Gute Vorbereitung ist das A und O

Durch die genannten Schritte zur Vorbereitung schaffen Sie ein solides Fundament und ideale Grundlagen für eine erfolgreiche Umsetzung von SIX SIGMA-Projekten. Mit der gründlichen Vorbereitung steht einem reibungslosen Projektverlauf und guten Ergebnissen nichts mehr im Wege.