Veränderungen etablieren: Die Relevanz von Change-Management für SIX SIGMA Prozessoptimierung
Veränderungen sind manchmal schwierig um- und durchzusetzen. Oft jedoch sind sie nötig. Nötig, um beispielsweise die Performance eines Teams oder eines ganzen Unternehmens zu verbessern, um wiederkehrende Fehler künftig zu vermeiden oder zumindest zu reduzieren. Damit das klappt, müssen jedoch zu allererst alle Beteiligten die nötigen Veränderungen annehmen. Um Mitarbeiter von erforderlichen Veränderungen zu überzeugen und angestrebte Anpassungen erfolgreich in bestehende Arbeitsprozesse zu integrieren, bedarf es eines durchdachten Managements: Change-Management, also „Veränderungs-Management“ ist hier das Stichwort. Auch SIX SIGMA-Projekte zur Prozessoptimierung ziehen nachhaltig Veränderungen im Unternehmen nach sich, damit die Optimierungsmaßnahmen perspektivisch erfolgreich und wirksam umgesetzt werden können.
SIX SIGMA kann dabei bereits als eine Art Change-Management-Tool betrachtet werden: SIX SIGMA an sich vereinfacht die Integration der Veränderungen, welche durch die Optimierungsmethoden erforderlich werden.
Was genau ist Change-Management?
Change-Management beschreibt die (Ein-)Leitung von Veränderungen innerhalb einer Unternehmenskultur. Es geht unter anderem darum, Mitarbeiter auf die bevorstehenden Änderungen angemessen vorzubereiten und die dazu benötigten Ressourcen bereitzustellen. Veränderungen können nur dann effektiv sein, wenn sie vom gesamten Unternehmen getragen werden. Somit ist auch eine gewisse Akzeptanz der Veränderungen durch die Mitarbeiter vonnöten, weshalb Change-Management auch hierauf einen Fokus legt.
Grundsätzlich wird zwischen drei Arten von Change-Management unterschieden: Change-Management auf Individualebene, auf Organisationsebene und auf Unternehmensebene.
Individualebene
Bei Change-Management auf Individualebene liegt das Hauptaugenmerk auf den einzelnen Angestellten und darauf, wie gut er oder sie sich auf die Änderungen einstellen kann. Hier ist es besonders wichtig, persönliche Unterstützung anzubieten, da es einigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gegebenenfalls schwerfallen wird, die Veränderungen anzunehmen und sinngemäß umzusetzen. Für Change-Management auf Individualebene muss erhoben und analysiert werden, was jeder Angestellte bzw. jedes Team für die erfolgreiche Implementierung von Veränderungen individuell benötigt. SIX SIGMA Green Belts oder auch Yellow Belts können die erforderliche Datenmenge überblicken und ordnungsgemäß für das Change-Management aufarbeiten.
Organisationsebene
Obgleich es enorm wichtig ist, zu verstehen, was jeder einzelne Mitarbeiter für eine zielgerichtete Integration von Veränderungen benötigt, kann Change-Management auf Individualebene sehr zeitintensiv sein. Um dies abzumildern, gibt es Change-Management auf Organisationslevel. Hierbei liegt der Fokus auf der Erhebung gesamter Prozesse oder Projektteams (Organisationen). Es geht darum, herauszufinden, an welchen Stellen Veränderungen sich potenziell am deutlichsten bemerkbar machen werden. Nicht jeder Arbeitsbereich wird von Änderungen gleichermaßen berührt sein. Daher ist es wichtig zu wissen, wer oder was genau wie stark betroffen sein wird. Diese Art des Change-Managements ist eher eine Aufgabe für SIX SIGMA Black Belts.
Unternehmensebene
Change-Management auf Unternehmensebene bezieht sich auf die allgemeine Unternehmensstruktur und Unternehmenskultur. Wie einfach und flüssig ein Betrieb sich an Veränderungen anpasst, hängt im Kern von dieser Art des Change-Managements ab. Anders als bei den zuvor genannten Typen werden die Veränderungen auf diesem Level allgemein nicht so deutlich sein. Change-Management auf Unternehmensebene beeinflusst aber maßgeblich, wie gut oder schlecht eine Firma in Zukunft auf Veränderungen reagieren kann und in welchem Maße sie darauf vorbereitet ist. Das Change-Management auf Unternehmensebene ist klar eine Aufgabe für Six Sigma Champions.
Warum ist Change-Management wichtig und wie funktioniert es?
Unternehmensweit Veränderungen durchzuführen, ist keine leichte Aufgabe. Es ist ein Prozess, der es erfordert, dass sich viele einzelne Komponenten innerhalb der Organisation zusammenschließen und als zusammenhängende Einheit funktionieren. Change-Management soll diese organisationsweite Zusammenarbeit strukturieren. Es werden dazu Methoden angewendet, mit denen unter anderem überwacht werden soll, ob die Änderungen erfolgreich umgesetzt werden. Um bei der Belegschaft Akzeptanz für anstehende Veränderungen zu erzielen und Motivation für ein aktives Mithelfen zu schaffen, muss die Kommunikation von Anfang an passen und Transparenz einen hohen Stellenwert einnehmen. Dazu müssen die einzelnen Abteilungen genau wissen, was auf sie zukommt, was von ihnen erwartet wird und wie sie die Erwartungen erreichen können. Wichtig ist auch, dass die positiven Effekte, die durch die Veränderungen erwirkt wurden, ebenfalls der Belegschaft aufgezeigt werden, sodass sich ein Erfolgserlebnis einstellen kann.
Change-Management für SIX SIGMA-Projekte
Grundsätzlich besteht Change-Management aus den folgenden Schritten:
- anstehende Veränderungen klar und verständlich definieren
- bestimmen, inwieweit die Veränderungen einzelne Angestellte und Teams betreffen
- eine Kommunikationsstrategie entwickeln
- allen Beteiligten die benötigten Fähigkeiten und das benötigte Wissen nahebringen
- aktiv Unterstützung leisten
- den Änderungsprozess kontrollieren und auswerten
Wenn Sie bereits aufmerksam Beiträge auf diesem Blog verfolgt haben, wird Ihnen diese Vorgehensweise womöglich bekannt vorkommen – sie ähnelt nämlich leicht dem DMAIC-Zyklus des SIX SIGMA. Daher sind SIX SIGMA Belts auch gut geeignet, um die erforderlichen Maßnahmen, die im Rahmen eines Optimierungsprojektes herausgearbeitet wurden, zielgerichtet in einem Unternehmen zu implementieren.
